Ricoh: le aziende italiane divise tra innovazione e sfide ancora da superare

Le aziende di tutta Europa stanno cercando nuovi modi per competere in un mercato molto diverso da quello a cui erano abituate, in cui entrano in gioco nuove sfide, come ad esempio i Big Data. Questo contesto impatta sulle modalità di gestione dei processi documentali e non sempre le imprese sono in grado di destreggiarsi tra le nuove tendenze e di adottare un approccio strategico a lungo termine. Questo è quanto emerge da alcune ricerche a livello europeo condotte da Coleman Parkes Research per conto di Ricoh. Come si collocano le aziende italiane in questo contesto? Con quali sfide si stanno confrontando? Sono riuscite a innovare i processi documentali e a massimizzare l’utilizzo delle tecnologie? Il cambiamento in corso nel cuore dei processi Per quanto riguarda i fattori che stanno impattando sul document management, in Italia la gestione di molteplici fornitori e le nuove tecnologie, incluso il cloud computing, sono indicate dalla quasi totalità del campione (97%) come i due principali fattori che stanno trasformando la gestione documentale. Il 96% delle aziende italiane del campione, la percentuale più alta di tutta Europa, è convinto che anche i cambiamenti demografici nelle imprese si traducano in nuovi modi di lavorare e di gestire le informazioni. Il ruolo svolto dalla tecnologia nel ‘puzzle’ documentale La ricerca ha poi analizzato in che modo le aziende utilizzano le tecnologie necessarie per gestire i processi documentali critici, mettendo in evidenza come le imprese hanno implementato tecnologie all’avanguardia, ma non sempre le utilizzano in maniera ottimale. Tra le tecnologie che maggiormente stanno semplificando la gestione dei processi documentali critici vi sono i sistemi per la videoconferenza (82% del campione italiano) e i device mobili (77%), seguite dai dispositivi personali, come per esempio iPad e iPhone, utilizzati per il business (71%). In Italia il 73% delle aziende dichiara di utilizzare il cloud computing nel front-office e l’81% nel back-office. Ma quanto la ‘nuvola informatica’ semplifica i processi documentali? In linea con il resto d’Europa i manager italiani sono divisi su questo punto: il 55% del campione del nostro Paese afferma che il cloud computing stia semplificando la gestione dei processi, mentre il restante 45% è convinto che esso rappresenti un ostacolo. Per quanto riguarda gli investimenti tecnologici nel back-office e nel front-office nelle aziende italiane, come in quelle europee, si verifica spesso un gap poiché le aziende tendono a investire maggiormente nel front-office. Manca quindi un approccio integrato alla gestione dei processi e questo causa colli di bottiglia e inefficienze. Affidarsi a chi di tecnologia se ne intende La collaborazione con un partner che abbia esperienza sia nella gestione dei processi documentali sia nelle tecnologie a supporto potrà aiutare le aziende a far combaciare i pezzi del puzzle. La tecnologia da sola non basta per cambiare il modo di lavorare ed è importante per le aziende scegliere un partner che sia in grado sviluppare un progetto di change management affinché i dipendenti siano coinvolti nel processo massimizzando così l’utilizzo delle tecnologie.

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