Snellire il lavoro e ridurre gli sprechi con la gestione documentale

Maggiore efficienza e riduzione di costi e sprechi: un corretto flusso di documenti può comportare numerosi vantaggi per la gestione e l’ottimizzazione dei processi aziendali. L’Agenzia per l’Italia digitale (Agid) definisce la “gestione documentale” come l’attività che “garantisce la corretta amministrazione dei documenti, dalla produzione alla conservazione”. Ognuno di essi ha un proprio ciclo di vita, perché è creato, scambiato, reso disponibile, condiviso e conservato.

Tutto questo, per essere governato nella maniera corretta, impone un controllo più ampio: servono strumenti affidabili (la tecnologia è un valido alleato) e partner con le corrette professionalità per introdurre procedure che definiscano in maniera puntuale il processo, con il fine di renderlo fluido e senza interruzioni. Queste procedure devono essere finalizzate all’adempimento degli obblighi di natura amministrativa, giuridica, archivistica e serve che siano allineate con i princìpi in materia di trattamento dei dati. A questo proposito, il Codice dell’amministrazione digitale (Cad) e le Linee guida Agid (aggiornate a gennaio 2022) rappresentano le basi per garantire la conservazione a norma di legge dei documenti.

A rendere prioritaria questa evoluzione in azienda è stata l’introduzione della fatturazione elettronica; successivamente, la pandemia ha contribuito ad accelerare la digitalizzazione dei processi. Nonostante qualche caso di successo, oggi la vera sfida è rendersi conto dei vantaggi offerti, a dispetto degli obblighi normativi: se si aspettassero le leggi, si farebbero di certo passi avanti, ma non ci sarebbe la giusta motivazione. Serve, infatti, un cambiamento profondo e strutturale sul tema, che faccia emergere le opportunità che si possono cogliere dalla gestione documentale. Gli aiuti economici, come quelli del Piano nazionale di ripresa e resilienza (Pnrr), sono utili; all’Italia sono destinati 191 miliardi di euro, di cui 40 dedicati alla Missione 1 (digitalizzazione, innovazione, competitività, cultura e turismo). Tuttavia, è il momento di prendere consapevolezza dei reali benefici.

Sul tema sono intervenuti: Enrico Dalle Molle, CEO di Arket “Il vero valore aggiunto lo si ha quando si riesce a innestare nella gestione documentale anche la parte relativa ai processi” Mirko Marotta, Solutions Presales & MDS Business Development di Kyocera Document Solutions Italia “La gestione documentale favorisce la collaborazione e incrementa la produttività dell’azienda” Ivan Stanzial, Managing Director di Archiva Group “Prima di focalizzarsi su un documento, bisogna capire com’è generato e in che flusso di lavoro è inserito” Katya Kancheva, Business Solution Manager di Comarch “Con la digitalizzazione dei documenti si evitano gli errori perché è tutto automatizzato” Luca Delsanto, Senior Business Unit Manager di Tesisquare “Si possono digitalizzare i documenti tramite una piattaforma idonea e un servizio di interconnessione dati”