L’amministrazione del personale via web

Un gruppo in crescita, che punta all’internazionalizzazione con oltre 2100 dipendenti di cui 800 in Italia, con una forte esigenza di centralizzare le informazioni, anche per snellire tutte le attività legate all’ufficio del personale. Questa la fotografia di Sol. Nelle pagine che seguono vi raccontiamo come Massimo Naselli, Responsabile amministrazione del personale del Gruppo, ha saputo guidare con successo un percorso di cambiamento. Il responsabile risorse umane ha così la possibilità di delegare a sistemi versatili e innovativi tutte le attività operative, dedicandosi ad attività più strategiche per la funzione. Oggi le aziende, indipendentemente dalla loro dimensione, hanno la possibilità di automatizzare alcune attività grazie a servizi web che consentono una gestione più rapida ed efficiente di aspetti legati all’area Hr quali presenze e assenze, trasferte, note spese e paghe, fino a includere processi più critici e complessi per lo sviluppo dei talenti.  A cura di: Erica Baroni La nascita di esigenze per l’amministrazione del personale Nella sede di Monza di Sol sono centralizzate tutte le attività di gestione amministrativa del personale, che tradizionalmente avveniva in forma manuale e cartacea: tutti i dati per la contabilizzazione e la liquidazione venivano infatti reinseriti manualmente, impegnando tempo e ‘risorse uomo’ in un’attività già svolta da altri al momento della registrazione e rendicontazione dei documenti su un foglio elettronico. Con la crescita dell’azienda e l’introduzione di contratti che prevedevano assistenza previdenziale e sanitaria integrative, è nata la necessità di rendere più snelle, uniformi e dirette le procedure amministrative. “Dal 1990 cerchiamo di gestire con un sistema uniformato tutte le realtà nazionali –afferma Massimo Naselli, Responsabile amministrazione del personale di Sol– per raggiungere una situazione di omogeneità nella gestione e nel ritorno delle informazioni. Nella nostra ricerca di una soluzione che consentisse di superare il lavoro manuale e di concentrare le informazioni provenienti da tutto il territorio in un unico flusso, ci siamo avvicinati a piccoli passi ai sistemi integrati di gestione grazie all’approccio con una software house –Adp– con cui abbiamo instaurato un rapporto che va al di là del solito rapporto cliente-fornitore: in quella che possiamo definire un’amicizia, con tutti i consulenti di Adp ci relazioniamo in un clima di estremo rispetto e reciproca disponibilità, aspetti che costituiscono senza dubbio uno dei loro punti d’eccellenza”. Sistemi per uniformare e snellire

“Abbiamo cominciato la collaborazione –continua Naselli– con l’implementazione del sistema di gestione del payroll e abbiamo integrato successivamente il modulo per la gestione delle presenze con rilevazione automatizzata in diverse strutture logistiche che, a causa delle differenti ricadute sull’applicazione del contratto nazionale, richiedevano trattamenti diversificati: dalla sede amministrativa di 180 dipendenti, dove è gestito il controllo accessi a livello informatizzato, la rilevazione tramite badge magnetico è stata estesa alle filiali commerciali e agli stabilimenti di produzione, dove la turnazione è a ciclo continuo o spezzato”. Per riallineare le diverse gestioni, Adp ha fornito un sistema integrato di gestione delle presenze e delle trasferte e un sistema per la riepilogazione e la rendicontazione delle note spese –prima gestite in forma semiautomatica– di tutto il personale commerciale e amministrativo di Sol. Il sistema di rilevazione implementato da circa un anno ha consentito di agevolare, snellire notevolmente e rendere uniforme la gestione dei dati. Innovazioni di questo tipo garantiscono molti benefici alle imprese in termini di velocizzazione, semplificazione e ottimizzazione dei processi, riduzione dei tempi di gestione ed eliminazione del supporto cartaceo. Inoltre le piattaforme web –che non comportano investimenti in tecnologie– si caratterizzano per l’accesso immediato da qualsiasi postazione internet (ecco perché sono molto apprezzati da aziende con sedi e filiali dislocate in vari territori) e il facile utilizzo, in modo da agevolare un flusso di informazioni semplice ed efficace. Tra i vantaggi legati alle più avanzate tecnologie web applicate all’amministrazione del personale, anche un maggior controllo dei dati e la loro integrazione con i sistemi gestionali. Il payroll informatizzato Attualmente nel gruppo Sol i cedolini vengono inviati, con un applicativo di Adp, alla casella di posta aziendale –protetta da una password– del singolo dipendente. Tutta la gestione cartacea di preparazione dei cedolini e la spedizione ai centri nazionali è stata dunque agevolmente superata grazie all’utilizzo dei sistemi informatici, che hanno soddisfatto le esigenze di snellimento correlate a queste attività. Il tempo che in Sol era originariamente utilizzato per rendicontare i documenti cartacei nel sistema di elaborazione è stato convertito in attività di controllo, verifica e assistenza diretta ai dipendenti, a cui vengono fornite informazioni sulla dichiarazione del 730, sugli assegni di nucleo familiare, sugli articoli del contratto nazionale chimico-farmaceutico in cui sono inquadrati ecc. “La gestione del payroll che abbiamo implementato con Adp –spiega Naselli– comprende anche tutte le attività post-cedolino (adempimenti previdenziali e fiscali annuali come la gestione informatica della dichiarazione del 730 e del modello 770) e le dichiarazioni mensili dell’Uni-Emens”. Gestire in self service “Oltre agli applicativi di gestione del payroll –continua Naselli– abbiamo introdotto il modulo Adp di gestione Self Service, utilizzato trasversalmente dai dipendenti per la gestione delle presenze, delle trasferte e, in fase sperimentale, del payroll”. L’introduzione nel 2010 di Self Service di Adp ha consentito di snellire, semplificare e ridurre le ridondanze di gestione delle informazioni legate alle presenze, alla gestione amministrativa e alle trasferte del dipendente, confluendo nella gestione complessiva di paghe, adempimenti e gestione delle spese. Grazie a un login che garantisce riservatezza, per quanto riguarda le presenze, tutte le causali di assenza o di maggior presenza di ferie e straordinari vengono gestite direttamente dal dipendente in maniera molto lineare, diretta ed efficiente, anche a livello di tempistiche. Anche delle trasferte il dipendente ha una visione diretta, immediata e puntuale della rendicontazione delle proprie note spese mensili.

Anche il payroll si converte “Prevediamo un ampliamento della gestione selfservice nell’ambito del payroll –svela Naselli– per la pubblicazione dei cedolini paga, dei modelli Cud e di altre applicazioni: vogliamo infatti dare al dipendente la possibilità di gestire direttamente le informazioni anagrafiche, di residenza, di domiciliazione bancaria… L’applicativo di gestione degli estremi di bonifico, ad esempio, coinvolge domiciliazione dell’accredito, modifiche della residenza e della composizione anagrafica della famiglia. Nei prossimi mesi verrà attivato anche il sistema Self Service per il payroll, testato a fine 2011: prevede la gestione diretta in self service –tramite l’account personale– della pubblicazione dei cedolini paga e dei modelli Cud, oltre che l’utilizzo delle altre applicazioni di presenze e trasferte e la gestione delle detrazioni. Estendere la modalità self service al payroll significa ridurre ulteriormente il passaggio di informazioni, documentazione e carta. Benefici e ampliamenti

Nell’ambito dell’amministrazione del personale, la ridondanza di registrazioni ha lasciato il posto a diversi benefici, molti dei quali riguardano la riduzione del tempo dedicato alla gestione manuale dei dati. Il singolo giorno di ferie veniva infatti trattato da quattro persone: il dipendente richiedeva il giorno di ferie compilando un modulo; il suo responsabile concedeva l’autorizzazione; un addetto alla filiale registrava l’assenza sul libro presenze; infine, tutte queste informazioni dovevano essere rendicontate a fine mese e reinserite nuovamente per la contabilizzazione e la gestione sul cedolino paga. Con l’utilizzo di Self Service, l’eliminazione di tutto il processo di registrazione della stessa informazione ha consentito di destinare il tempo risparmiato a un’attività di controllo e informazione ai dipendenti. Vista la progressiva internazionalizzazione del gruppo Sol e la necessità di uniformare i flussi di informazioni nell’ambito della gestione del personale, al momento sono in studio soluzioni che possano coprire esigenze di selezione, sviluppo, gestione delle carriere, piani di retribuzione. “Nell’ambito di incontri dimostrativi –conclude Naselli– testiamo le nostre esigenze e le proposte di Adp in ambito Hr, ad esempio nella gestione in self service della dichiarazione del 730, collegabile alla gestione self service dell’amministrazione del personale”.  

Il gruppo Sol

Sol nasce nel 1927 a Monza, dove tuttora è ubicata la sede centrale del gruppo. Nel 1998 la capogruppo Sol SpA viene quotata alla Borsa di Milano. Il gruppo è oggi una realtà multinazionale presente in quindici paesi europei e, grazie a una joint venture, anche in India. Con un fatturato consolidato del 2010 di 518 milioni di euro, le attività principali del gruppo riguardano l’area dei gas tecnici e medicinali e l’area dell’assistenza domiciliare integrata. Nell’area dei gas tecnici e medicinali Sol, oltre a fornire come prodotti una vasta gamma di gas, realizza impianti ad hoc che rispondono a specifiche esigenze dei clienti. A seconda della tipologia del cliente, la fornitura di gas viene gestita tramite gasdotto –con un collegamento diretto dallo stabilimento di produzione allo stabilimento di utilizzo– oppure veicolata con cisterne o bombole. Nell’area dell’assistenza domiciliare integrata, Sol opera, con la controllata Vivisol, nelle aree del servizio di ossigenoterapia, della ventilazione meccanica, della diagnostica e cura della sindrome delle apnee ostruttive del sonno, della nutrizione artificiale, della telemedicina, delle apparecchiature medicali avanzate, degli ausili e dei presidi antidecubito. Inoltre l’azienda sta sviluppando una tecnologia a idrogeno per l’automotive, ambito che richiede molta preparazione e studio a causa dei rischi legati all’utilizzo di gas per natura rischiosi e molto esplosivi; questo mercato avanza con una certa lentezza proprio per tutte quelle necessità di studi e controlli per garantire la sicurezza in situazioni di potenziale pericolo. Il gruppo Sol conta circa 2115 dipendenti (di cui 800 in Italia) suddivisi nell’area dei gas tecnici e nell’area dell’assistenza domiciliare; di questi, 1300 sono impiegati che si occupano di tutta la gestione amministrativa, della vendita, della parte commerciale e di assistenza all’impiantistica dei clienti; una quarantina sono dirigenti nazionali e internazionali; circa 700 sono operai dedicati alla produzione primaria –ossia la produzione di varie tipologie di gas– e a quella secondaria (cioè l’imbombolamento del prodotto nelle filiali commerciali, di cui si occupa una quota residuale di operai). www.sol.it