I servizi di gestione documentale, da costo ad asset per trarre vantaggio competitivo sui processi di business. Un progetto di razionalizzazione documentale fortemente voluto dal top management di AGRATI Group – tra i leader in Italia sui sistemi di fissaggio – che ha coinvolto gli esperti in processi documentali della giapponese KYOCERA Document Solutions. Grazie al supporto del business partner Vicsam Sistemi, in prima linea nella realizzazione di un progetto di gestione documentale centralizzato, il Gruppo ha centrato l’obiettivo di aumentare l’efficienza abbattendo notevolmente i costi. Un intervento che ha portato a benefici operativi ed economici facilmente misurabili ma che ha richiesto da parte di tutti la flessibilità di saper cambiare.
“Creare un ambiente di lavoro condiviso ed efficiente, modificando l’infrastruttura e introducendo cambiamenti operativi, implica tempo e fatica in termini di accettazione di nuovi standard” – commenta Giancarlo Vergani, IT Director di AGRATI Group –. “Ma i risultati sono la prova di come tutto sia stato gestito e coordinato correttamente, rispettando le nostre esigenze e maturità di evoluzione documentale”.
La sede del Gruppo AGRATI a Veduggio Il Gruppo
AGRATI Group è un’azienda leader nei sistemi di fissaggio. Fondata nel 1939 come una piccola azienda metalmeccanica specializzata nella produzione di bulloneria, oggi è un Gruppo costituito da 5 società controllate e 9 siti produttivi, con un fatturato di oltre 360 milioni di Euro e circa 2.000 dipendenti. Oltre all’Italia, AGRATI è presente anche in Francia, Germania, Cina e Nord America.
Criticità in breve
Il parco stampanti degli uffici della sede di Veduggio (MB), che ospita più di 370 dipendenti, era costituito da dispositivi utilizzati per lo più per attività di back office nei differenti reparti aziendali. La gestione di questi sistemi non rispondeva a una logica di efficienza e razionalizzazione, che avrebbe consentito la riduzione degli sprechi e dei costi ed eliminato le criticità legate all’approvvigionamento dei materiali. Inoltre, non venivano sfruttate appieno le potenzialità dei sistemi sia per quanto riguarda le performance che la completezza delle funzioni.
La sfida
L’assenza di una gestione centralizzata dei sistemi documentali presenti in azienda non consentiva un monitoraggio efficiente e un’operatività contestualizzata alle reali necessità applicative. Non solo, non esistevano politiche legate all’utilizzo dei sistemi e alla sicurezza degli accessi.
L’esigenza del Gruppo AGRATI era di adeguare l’infrastruttura ai sempre più elevati volumi documentali, che attualmente corrispondono a oltre 2 milioni di pagine all’anno, ricercando efficienza e riduzione dei costi globali di gestione in un’ottica documentale destinata a divenire sempre più digitale.
La soluzione
Il Gruppo AGRATI ha conosciuto i sistemi KYOCERA nel 2003 e da allora ha ampiamente testato la qualità e l’affidabilità di questi ultimi, nonché il livello di servizio pre e post vendita di Vicsam Sistemi. Per questo, nel corso degli anni, ha deciso di proseguire questa partnership tecnologica marchiata KYOCERA.
Oggi in AGRATI Group – sede di Veduggio – sono presenti 147 dispositivi, di cui il 95% di KYOCERA Document Solutions. L’installato globale è costituito da 20 stampanti a colori, 85 stampanti in bianco e nero, 15 sistemi multifunzione a colori e 20 multifunzione B/N.
I sistemi sono stati rinnovati e ottimizzati per soddisfare i volumi documentali aziendali e per incentivare l’utilizzo della scansione, in un’ottica di dematerializzazione documentale.
Con l’obiettivo di semplificare la condivisione dei dati, l’utilizzo da parte di tutti i dipendenti, nonché la gestione da parte dell’IT department, l’hardware è stato uniformato e oggi la flotta AGRATI è costituita da modelli di sistemi KYOCERA pre-selezionati sulla base di funzionalità e configurazioni ben precise. In questo modo si assicura la piena compatibilità tecnica e l’interoperabilità fra gli uffici. A tal fine è stato previsto un server di stampa dedicato, per avere una modalità di aggiornamento dei sistemi costante e trasparente.
Gli ultimi device installati prevedono il linguaggio di sviluppo HyPAS KYOCERA, in modo da realizzare una piattaforma aperta a prossimi sviluppi documentali e permettere personalizzazioni “ad hoc”.
Dopo l’analisi e il rinnovo della piattaforma hardware, si è considerata la definizione dei profili utenti per consentire il monitoraggio centrale dell’intero parco installato basato sul reale utilizzo degli stessi. Sono stati definiti gli utenti abilitati all’utilizzo del colore ed è stato innalzato il livello di sicurezza introducendo l’accesso ai sistemi tramite ID.
A Vicsam è stata quindi affidata la totale gestione documentale e dei processi di stampa, evitando così l’impiego di risorse del Gruppo AGRATI per risolvere problematiche di primo livello, quali la sostituzione dei materiali di consumo e l’aggiornamento dei sistemi.
Dal punto di vista contrattuale, è stata scelta la formula “ALL IN” di KYOCERA Document Solutions, che non solo offre notevoli vantaggi economici e finanziari, ma consente anche di allontanare il rischio dell’obsolescenza del parco installato.
Questa modalità di acquisto “service oriented” è molto più versatile, perché risponde meglio alle necessità di integrazione e sostituzione dei sistemi e rappresenta un approccio che permette di uniformare e rendere proattivo il tipo di servizio post-vendita in tutte le sedi, con l’obiettivo di avere una formula vantaggiosa economicamente sia per i costi diretti sia per quelli indiretti.
http://www.agrati.com/it/index.asphttp://www.kyoceradocumentsolutions.it/
