Gestione documentale: Enti Governativi al palo

Enti Governativi di tutto il mondo unitevi nella lotta allo spreco di risorse. È l’appello che risuona dalle pagine del white paper realizzato da IDC, e sponsorizzato da Ricoh, intitolato Government: Fixing Document Processes Improves Constituent Services While Reducing Costs (Enti governativi: l’ottimizzazione dei processi documentali per migliorare i servizi ai cittadini e ridurre i costi, luglio 2013). Nonostante gli Enti Governativi siano consapevoli di gestire i processi documentali in maniera non ottimale, la revisione di tali processi non rappresenta una priorità. Una scelta miope dinnanzi all’opportunità di ridurre i costi, di offrire servizi migliori ai cittadini e di ridurre il turnover dei dipendenti. “Nell’attuale contesto economico gli enti governativi hanno la grande opportunità di ridurre i costi e le spese migliorando allo stesso tempo la qualità dei servizi al pubblico” – si legge nell’IDC Government Insights Market Spotlight. “Questi obiettivi possono essere raggiunti sviluppando un approccio strategico verso il taglio dei costi e valorizzando le tecnologie già implementate e le partnership con i fornitori”. Tra i principali risultati emersi da un’altra ricerca^[1] condotta da IDC a livello globale su un panel di 1.516 process owners e di information workers spiccano l’inefficienza e l’inefficacia dei processi – quello governativo è tra gli ambiti in cui i workflow sono meno ottimizzati; la mancanza di priorità – nonostante gli intervistati del settore governativo siano consapevoli dell’importanza di una corretta gestione documentale, solo uno su tre conferisce a questo aspetto una adeguata priorità.  E la possibilità di ridurre i costi in maniera significativa – gli intervistati del settore concordano che l’ottimizzazione dei processi rivolti ai cittadini si tradurrebbe in una riduzione dei costi del 9%. “Gli Enti Governativi dovrebbero iniziare a operare come fanno le aziende che stanno sviluppando strategie per migliorare i processi documentali” – afferma Yoshi Sasaki, General Manager, Business Services Center, Business Solutions Group di Ricoh. “Gli enti governativi si trovano a fronteggiare una significativa riduzione dei budget, ma è evidente che gli investimenti, anche minimi, nel miglioramento dei processi documentali sarebbero ampiamente ripagati dalla riduzione dei costi e dalla maggiore soddisfazione dei dipendenti e dei cittadini”. Ricoh consiglia di mantenere una visione ad ampio spettro dei processi documentali. “In molti enti governativi ogni reparto o dipartimento ha un proprio budget, ma i processi documentali sono ovviamente trasversali ” commenta Sasaki. “Per cui è importante che gli enti sviluppino un approccio integrato che consideri i workflow nella loro globalità”.   http://thoughtleadership.ricoh-europe.com/it/change-making-cio