Digitalizzare i documenti per rispondere al GDPR

In un mondo che sta cambiando, dove il digitale la fa da padrone, anche la gestione documen­tale deve adeguarsi, affinché non diventi l’anello debole dei processi aziendali, sempre più dinamici e veloci. La gestione documentale ‘tradizionale’, quella fatta solo con documenti di carta ha infatti diversi limiti, come sottolinea Marco Sarluca, Responsabile Pre-sales Business Information Services di Canon Italia: “Nonostante sia ancora molto in uso avere solo documenti cartacei, bisogna tener presente che una gestione di questo tipo comporta dei costi sia perché i tempi sono più lunghi rispetto al digitale sia perché servono persone dedicate alla gestione delle informazioni”. Altro aspetto da non sottovalutare è la sicurezza. Avere solo documenti cartacei significa correre il rischio di perderli e di non avere la possibilità di tracciarli: “Il Regolamento europeo sulla prote­zione dei dati (GDPR) ci impone che alcune in­formazioni siano reperibili, tracciabili e protette da accessi non autorizzati, operazioni rese molto complesse da una gestione documentale esclusi­vamente cartacea”.

Dalla digitalizzazione 1.0 a quella 2.0

Alcune aziende si sono mosse e hanno cominciato a digitalizzare, ma non tutte hanno raggiunto lo stesso livello. Ecco perché, come spiega Sarluca, si può parlare di digitalizzazione 1.0 o 2.0: “Con digi­talizzazione della gestione documentale 1.0 fac­ciamo riferimento a qual processo che ha sì reso digitali i documenti, ma che sono nati come car­tacei. Quindi, attraverso la scansione, le aziende hanno ottenuto dei vantaggi legati ai documenti digitali, ma limitati. Per digitalizzazione 2.0 si fa riferimento, invece, al documento che nasce già in digitale e quindi ha la possibilità intrinseca di essere ricercato, di rispettare i vincoli legati alla sicurezza, di essere accessibile a un maggior numero di persone e di definire possibili limiti alla consultazione, quindi di poter diventare parte in­tegrante della Supply chain, dando la possibilità alle aziende di avere tutte le informazioni comple­te e aggiornate”.

Digitale è sinonimo di sicurezza e tracciabilità

I documenti in digitale, quindi, garantiscono una maggiore facilità di gestione e, tornando al GDPR, aiutano le aziende a muoversi nel solco della normativa: “Con il nuovo Regolamento per esem­pio se un’azienda ha solo documenti cartacei deve trovare il modo per monitorare l’accesso all’archi­vio perché non tutti possono entrare in contatto con determinati documenti che contengono dati sensibili. Con il digitale questo controllo diviene molto più facile e meno dispendioso”. Altro vantaggio del digitale è la collaborazione: “Canon offre soluzioni digitali per la gestione del documento anche cartaceo che vanno dall’editing, alla collaborazione fino alla gestione dell’intero workflow che permettono quindi di produrre, ge­stire e modificare i documenti. Un pacchetto che consente ad esempio di strutturare adeguatamente i processi legati alle verifiche di qualità dei materiali nelle aziende manifatturiere. Un ecosistema di soluzioni che siamo stati tra i primi a proporre. Non solo, offriamo anche servizi per la gestione documentale in outsourcing, ponendoci come il partner ideale per tutte le esigenze specifiche e peculiari delle diverse industry.