Aumentare la collaborazione in azienda con un’app

Una comunicazione integrata ed efficace è essenziale per qualsiasi organizzazione, poiché innesca processi virtuosi di collaborazione che facilitano lo scambio di informazioni tanto tra le persone della stessa organizzazione quanto verso gli utenti esterni. Ogni azienda tende a identificare e strutturare i flussi di comunicazione di cui ha necessità definendone caratteristiche e attori nonché utilizzando i canali, gli strumenti e le modalità operative che ritiene più adeguate al raggiungimento dello scopo. Molto spesso una singola soluzione IT si rivela non sufficiente a soddisfare tutte le diverse necessità legate ai processi di comunicazione e, di conseguenza, devono essere utilizzate contemporaneamente una varietà di modalità e strumenti differenti tra loro come: telefonate, email, documenti cartacei, App di messaggistica istantanea, sistemi gestionali, sistemi Customer relationship management (Crm), portali informativi e magazine, per citare i più usati. Negli ultimi anni, anche a causa della pandemia di covid-19, è emersa prepotentemente l’esigenza di lavorare da remoto e si è evidenziata ancor di più la necessità per le organizzazioni di dotarsi di sistemi di comunicazione e collaborazione unificati e integrati. Quello a cui si punta oggigiorno e che viene definito come Unified communication and collaboration (Ucc) è l’utilizzo di piattaforme IT che abbiano differenti tecnologie e funzionalità utili per lo Smart working e, quindi, per gestire in maniera integrata telefonia, messaggistica, mail, videoconferenze, condivisione di documenti e dati. I lavoratori, infatti, devono potersi interfacciare e collaborare tra loro anche a distanza e in maniera rapida, efficace e veloce cercando di mantenere alto lo standard dell’output prodotto. Ovviamente, la tendenza è quella di progettare strumenti sempre più integrati che possano avere la maggior parte delle funzionalità richieste in un unico sistema semplice e facile da utilizzare.

I troppi strumenti possono complicare la comunicazione

Per centinaia di anni, se due o più individui volevano comunicare tra di loro si dovevano incontrare personalmente per parlare e discutere. I contenuti di questi colloqui potevano essere di natura privata (chiacchiere tra amici, scambio di informazioni sui fatti accaduti nella comunità, ecc.), commerciale (scambio di informazioni tecniche, definizione di accordi di compravendita o di collaborazione, ecc.) o politica, religiosa e così via. Man mano che la società diventava più articolata si definivano e diffondevano luoghi di incontro deputati a specifici compiti, quali: scuole per l’istruzione, sedi aziendali per lo svolgimento di mansioni lavorative, teatri e locali per le attività ludiche, luoghi di culto e altro, anche la comunicazione diventava nel tempo più strutturata e formale. Nel mondo del lavoro si è sviluppata negli ultimi secoli la cultura delle riunioni ed è diventata parte integrante e sostanziale del modo di operare. Infatti, per decenni, i manager e i responsabili di area hanno convocato riunioni fisiche per condividere le informazioni con il personale dell’organizzazione e raccogliere i loro feedback. In epoca più recente, grazie all’avvento di internet e all’incremento della velocità di connessione, sono stati introdotti sempre più numerosi sistemi di messaggistica e videoconferenze. Le riunioni in presenza, pur continuando a essere importanti per il business di una organizzazione, hanno iniziato a essere viste come uno spreco di tempo ed energie, risultando a volte poco produttive. Negli ultimi anni, quindi, sono stati utilizzati sempre più massicciamente servizi di comunicazione e collaborazione virtualizzati e automatizzati, sfruttando le Reti mobili e internet. Tra le modalità maggiormente utilizzate sicuramente troviamo email, sms, chat, videochiamate che hanno avuto una grande rilevanza durante il periodo di pandemia. Di conseguenza si stanno diffondendo sempre più sul mercato nuovi strumenti per collaborare e per scambiare informazioni che possono essere utilizzati sia in ambito lavorativo sia per uso privato. Per citare i più diffusi, ricordiamo Slack, Asana, Trello, Google Docs (software di collaborazione) e Zoom, Skype, WebEx o GoToMeeting (software di comunicazione); inoltre, esistono le opzioni integrate in piattaforme come Microsoft Teams, Yammer. Da quanto appena affermato sembrerebbe che per la comunicazione in ambito organizzativo siano oramai stati risolti tutti i problemi in maniera soddisfacente. In realtà, l’eccesso di offerta, l’utilizzo scorretto di alcuni strumenti, la difficoltà d’integrazione tra i sistemi di comunicazione e i sistemi informativi aziendali, l’utilizzo di numerose e differenti applicazioni rendono oggi complicato collaborare in maniera semplice ed efficace. Volendo analizzare lo scenario attuale, si può, quindi, ragionare e fare delle valutazioni su: quantità e qualità degli strumenti tecnologici disponibili; qualità delle informazioni scambiate e delle interazioni (semi)formali che avvengono tramite le modalità esistenti; possibilità di interazioni tra sistemi tecnologici diversi.