Knorr-Bremse, rivoluzione nei processi documentali con Kyocera Document Solutions

Knorr-Bremse, alla ricerca di un approccio migliore e più efficace per gestire e monitorare la produzione documentale degli uffici europei, si affida a Kyocera Document Solutions per un progetto di implementazione del parco stampanti e multifunzione. La nuova gestitone centralizzata dal quartier generale di Knorr-Bremse, con sede a Monaco di Baviera, si sta rivelando strategica per fare ‘saving’ sui costi. Uniformare per ottimizzare Il Gruppo Knorr-Bremse è leader mondiale nella produzione di sistemi frenanti per veicoli ferroviari e commerciali. Nel corso degli anni, Knorr-Bremse è diventata una realtà affermata e oggi conta oltre 20.000 dipendenti in tutto il mondo generando un fatturato annuale di 4,3 miliardi di euro. Basato sulla sinergia delle due divisioni, sistemi per veicoli ferroviari e commerciali, la struttura globale del gruppo è basata sulla forza innovativa e le competenze dei dipendenti. Lo sviluppo del business di Knorr-Bremse ha comportato negli anni anche la crescita del parco stampanti e multifunzione installato, senza considerare, però, alcuna policy documentale e di conseguenza una progettazione e gestione omogenea, finchè il tutto è diventato talmente complesso e ingestibile da creare una forte criticità interna, ulteriormente rafforzata dall’eterogeneità di sistemi appartenenti a differenti marchi di vendor, che implicava approcci contrattuali e operativi diversi. Knorr-Bremse doveva inoltre affrontare tutte quelle problematiche legate all’assenza di una politica documentale univoca che avrebbe portato a una standardizzazione di gestione, nonché sostenere costi di esercizio elevati per la manutenzione dell’intero parco installato e il reintegro dei materiali di consumo. Infatti, la mancanza di Service Level Agreements (SLA) con procedure di servizio pro-attivo, pianificato e personalizzato al volume documentale prodotto, contribuiva ad aumentare le inefficienze all’interno dell’azienda e diminuire la sua competitività. La sfida Uniformare l’approccio documentale e strutturare i workflow all’interno dell’intero gruppo tramite il supporto consulenziale di un partner tecnologico in grado di gestire la strutturazione dei processi tramite servizi qualificati, l’installazione di software dedicati alla gestione, controllo e sicurezza, nonché l’implementazione di sistemi hardware idonei alle necessità applicative dell’intero gruppo. Tutto questo aveva come obiettivo il raggiungimento di una produttività elevata, di un buon livello di efficienza, sicurezza e risparmio. La soluzione Per creare un ambiente di produzione centralizzato e standardizzato, l’hardware esistente è stato sostituito con oltre 900 dispositivi multifunzione Kyocera. Proof of concepts in loco, workshop e incontri sulla gestione del progetto hanno garantito una transizione graduale verso il nuovo hardware e software. Il software di gestione Kyocera è stato installato per consentire la gestione e il monitoraggio centralizzati di tutto il parco dispositivi dalla sede di Monaco di Baviera. Sono stati inoltre attuati modelli di governance sia per le attività quotidiane, sia per la pianificazione a lungo termine. Per soddisfare le specifiche esigenze dell’azienda, tali modelli sono stati verificati e regolati attraverso incontri con Knorr-Bremse su Client Management e Governance. I Service Level Agreements sono stati standardizzati per garantire la stessa elevata qualità di servizio in ogni ufficio europeo, riducendo anche il TCS (costo totale del servizio) dei dispositivi grazie a un unico punto di contatto per la manutenzione, la risoluzione dei problemi e il rifornimento dei materiali di consumo. La funzionalità Print&Follow con autenticazione tramite ID card ha garantito infine la sicurezza dei documenti a tutti i livelli aziendali. Maggiore efficienza in tutta l’organizzazione Il progetto ha raggiunto un livello di centralizzazione e standardizzazione dei dispositivi pari all’80% in tutta Europa, consentendo il supporto tecnico standardizzato dal quartier generale di Knorr-Bremse a Monaco. Le richieste locali ora possono essere soddisfatte in modo più semplice, riducendo i costi del supporto interno. Ridotti anche i costi di esercizio per la manutenzione grazie ad un allineamento stringente ad alti standard di Service Level Agreements a garanzia delle medesime tempistiche per la risoluzione dei problemi. Anche l’acquisto centralizzato dei materiali di consumo ha generato una riduzione dei costi, grazie a condizioni di acquisto migliori da un unico rivenditore e l’assenza di giacenze a magazzino. “Il lancio è stato un grande successo; non poteva andare meglio – afferma Lothar Kittel, Director Global IT Business Service di Knorr-Bremse –. Siamo riusciti a implementare la soluzione in 20 sedi in nove paesi differenti – tutto nel giro di nove mesi. Fare in modo che i singoli lavorino insieme in modo efficiente e modificare le infrastrutture sono attività che normalmente richiedono molto tempo e fatica. Ma i risultati sono la prova di come tutto sia stato coordinato in modo eccellente: Kyocera Document Solutions e i suoi partner hanno collaborato con il nostro dipartimento IT presso le varie sedi in modo davvero eccezionale”. www.knorr-bremse.it/it/ www.kyoceradocumentsolutions.it